Hay palabras que utilizamos casi como sinónimos hasta que una situación concreta nos obliga a distinguirlas. Eficacia y eficiencia pertenecen a ese grupo. Ambas están relacionadas con la capacidad de alcanzar un resultado, pero describen aspectos diferentes del proceso. Una tarea puede completarse con éxito y, aun así, requerir mucho más tiempo, dinero o esfuerzo del que habría sido razonable emplear.
La diferencia parece pequeña, aunque tiene consecuencias importantes en la administración, la empresa, la tecnología, la educación y la vida cotidiana. La eficacia se fija principalmente en el resultado; la eficiencia también examina el modo de conseguirlo. Confundirlas puede llevarnos a valorar como excelente un procedimiento que funciona, pero que desperdicia recursos, multiplica los pasos o complica innecesariamente una tarea sencilla.
Qué significa ser eficaz
Una acción es eficaz cuando alcanza el objetivo previsto. La pregunta fundamental de la eficacia es muy directa: ¿se ha conseguido lo que se pretendía? Si la respuesta es afirmativa, podemos decir que el procedimiento ha sido eficaz, con independencia del tiempo, el coste o el esfuerzo que haya requerido.
Un tratamiento médico es eficaz si produce el efecto esperado. Una campaña de vacunación lo es si consigue reducir la incidencia de una enfermedad. Un extintor es eficaz si permite apagar el fuego. En todos estos casos, lo esencial es que el resultado se haya producido.
También podemos aplicar el concepto a situaciones mucho más comunes. Una persona necesita presentar una solicitud administrativa y, después de varias llamadas, dos desplazamientos y una larga espera, consigue que sea aceptada. El trámite ha sido eficaz porque ha llegado a buen término. Esto no significa que haya estado bien diseñado ni que el recorrido seguido fuese razonable. Solo indica que el objetivo final se alcanzó.
La eficacia, por tanto, no evalúa necesariamente la calidad completa del proceso. Un método puede ser lento, caro, agotador o innecesariamente complejo y continuar siendo eficaz. Basta con que funcione. Esta forma de valorar una acción resulta útil, pero ofrece una visión incompleta cuando los recursos disponibles son limitados.
Qué significa ser eficiente
La eficiencia incorpora una exigencia adicional. Una acción eficiente consigue el resultado previsto utilizando de manera adecuada los recursos disponibles. No se limita a preguntar si el objetivo se ha alcanzado, sino cuánto ha costado alcanzarlo. Esos costes pueden medirse en dinero, tiempo, energía, materiales, personal o esfuerzo.
Un coche es más eficiente que otro si puede recorrer la misma distancia consumiendo menos combustible. Un sistema de calefacción será más eficiente si mantiene una vivienda a la temperatura deseada con un menor gasto energético. Un programa informático también puede considerarse eficiente cuando resuelve correctamente una tarea sin utilizar más memoria o tiempo de procesamiento del necesario.
La eficiencia no equivale simplemente a hacer las cosas deprisa. Un proceso rápido puede cometer errores, generar problemas posteriores o exigir correcciones constantes. En ese caso quizá sea veloz, aunque difícilmente será eficiente. Para hablar de eficiencia, el resultado debe conservar la calidad requerida.
Tampoco consiste siempre en reducir costes. Ahorrar dinero mediante materiales deficientes puede provocar averías, reclamaciones o gastos mayores en el futuro. La eficiencia exige una relación equilibrada entre los recursos empleados y el resultado obtenido. En ocasiones, dedicar algo más de tiempo al principio permite evitar muchas horas de trabajo después.
Cuando algo es eficaz, pero no eficiente
La diferencia se entiende mejor al comparar situaciones concretas. Pensemos en un trámite administrativo que finalmente queda resuelto, pero que exige entregar varias veces la misma información, desplazarse a distintas oficinas y esperar semanas para recibir una respuesta. El procedimiento es eficaz porque cumple su finalidad, pero resulta poco eficiente porque consume recursos que podrían haberse ahorrado.
Algo parecido ocurre cuando una empresa organiza una reunión de tres horas para tomar una decisión que podría haberse resuelto en veinte minutos. Si la decisión se toma, la reunión ha sido eficaz. Sin embargo, el tiempo empleado por todas las personas asistentes convierte el proceso en una opción poco eficiente.
Un estudiante puede aprobar un examen después de memorizar durante cien horas todo el contenido de un manual. Otro obtiene un resultado semejante tras identificar los conceptos principales, comprenderlos y organizar mejor su estudio. Ambos han sido eficaces, porque han aprobado, pero el segundo probablemente ha trabajado con mayor eficiencia. La comparación, por supuesto, solo tiene sentido si el aprendizaje y la dificultad eran equivalentes.
También puede darse la situación contraria: un proceso diseñado para ahorrar tiempo y dinero que no alcanza su objetivo. Una aplicación permite completar una gestión en dos minutos, pero falla al enviar la solicitud. El sistema parece optimizado, aunque no puede considerarse eficaz. Sin eficacia no hay eficiencia real, porque ahorrar recursos carece de valor cuando el resultado no se consigue.
Esta distinción explica por qué una solución aparentemente buena puede provocar frustración. A menudo se presenta como eficiente aquello que simplemente desplaza el trabajo hacia otra persona. Un formulario más breve para la organización puede obligar al usuario a realizar consultas adicionales. Una reducción de personal puede rebajar el gasto inmediato y aumentar los retrasos. La eficiencia no debería medirse desde un único punto de vista, porque los costes pueden reaparecer en otra parte del sistema.
Ruido del éxito
Conseguir un objetivo produce una sensación de cierre que puede ocultar todo lo demás. Cuando algo funciona, tendemos a dejar de preguntarnos si era la mejor forma de hacerlo. El resultado actúa como una confirmación automática del procedimiento y convierte en irrelevantes el tiempo perdido, el esfuerzo innecesario o los recursos malgastados. El éxito, paradójicamente, puede silenciar las preguntas más importantes.
Este ruido del éxito consiste en confundir un desenlace favorable con un buen proceso. Nos lleva a aceptar métodos ineficientes simplemente porque alcanzan la meta y dificulta detectar aquello que podría hacerse de forma mucho más sencilla, rápida o económica. En otras palabras, el éxito hace mucho ruido al celebrarse, pero muy poco al revelar todo lo que costó conseguirlo. Ese silencio es, precisamente, la verdadera interferencia.
Conseguir el resultado sin perder de vista el proceso
Eficacia y eficiencia no son conceptos enfrentados. Lo deseable es que una acción reúna ambas cualidades: que consiga el objetivo y que lo haga mediante un uso razonable de los recursos. La eficacia garantiza que llegamos; la eficiencia obliga a examinar el camino seguido.
Distinguirlas ayuda a evaluar mejor los procedimientos y evita aceptar como satisfactorio cualquier sistema que termine funcionando. Resolver un problema importa, pero también importa cuánto esfuerzo ha requerido, cuántas personas han intervenido y qué complicaciones podrían haberse evitado. A veces el resultado llega. La cuestión es si hacía falta recorrer un camino tan largo para alcanzarlo.
Una analogía con la física
La comparación que sigue no pretende equiparar conceptos de disciplinas diferentes. El trabajo y la potencia son magnitudes físicas perfectamente definidas, mientras que la eficacia y la eficiencia pertenecen al ámbito de la gestión y la organización. Sin embargo, la relación entre ambos pares de conceptos resulta sorprendentemente parecida y puede servir para entender mejor la diferencia.
Del trabajo a la potencia
En física, el trabajo se representa mediante la expresión: W=F·d
donde W es el trabajo realizado, F la fuerza aplicada y d el desplazamiento.
La potencia incorpora un elemento adicional: el tiempo necesario para realizar ese trabajo. P=t·W
Esto significa que dos máquinas pueden efectuar exactamente el mismo trabajo, pero la que tarda menos desarrolla una potencia mayor.
En otras palabras, el resultado es el mismo; lo que cambia es la cantidad de tiempo necesaria para alcanzarlo.
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Ir al artículoUna analogía con la eficacia y la eficiencia
Algo parecido ocurre cuando hablamos de eficacia y eficiencia. Insistimos, parecido, no igual.
La eficacia podría representarse de forma conceptual como el grado en que se alcanza el objetivo previsto:
Cuando ese cociente vale 1 (o el 100 %), el objetivo se ha conseguido completamente. Si el valor es inferior, solo se ha alcanzado una parte.
La eficiencia añade un segundo criterio. Ya no basta con lograr el resultado; también importa qué recursos han sido necesarios para conseguirlo.
Podemos representarlo mediante la siguiente expresión conceptual:
En este caso, los recursos incluyen el tiempo, el dinero, la energía consumida, los materiales utilizados o el esfuerzo humano necesario para completar la tarea. Es más complejo que simplemente el tiempo, como en el caso del concepto físico de potencia
Hasta dónde llega la comparación
Aquí termina la analogía. En física, tanto el trabajo como la potencia son magnitudes perfectamente definidas y se expresan en unidades concretas: julios y vatios. En cambio, la eficacia y la eficiencia no disponen de una fórmula universal. Existen distintos indicadores según el ámbito en el que se apliquen y los recursos que se quieran medir.
En el ámbito de la organización y la toma de decisiones, la eficacia responde a una única pregunta: «¿Se consiguió el objetivo?». La eficiencia añade una segunda: «¿Cuántos recursos fueron necesarios para conseguirlo?».
En física, el trabajo responde a una primera pregunta: «¿Cuánta energía se ha transferido al producir un desplazamiento?». La potencia añade una segunda: «¿En cuánto tiempo se ha realizado ese trabajo?».
Del mismo modo que la potencia aporta información adicional respecto al trabajo, la eficiencia aporta información adicional respecto a la eficacia. Alcanzar el resultado sigue siendo imprescindible, pero también importa el camino recorrido para llegar hasta él.